För kommuner, föreningar och arrangörer
Håll ihop stadens kalender innan publiken splittras.
EventPlan.se samlar kommun, kultur, idrott och arrangörer i samma planeringskalender — eller låter er starta ett eget nätverk, som "Kultur i Bergslagen". Ni ser konflikter, resursbehov och publiceringsklara evenemang medan det fortfarande finns tid att justera.
1 vy
för alla parter
kommun, föreningar och arrangörer ser samma läge
3 steg
från plan till publicering
lägg in, samordna och publicera utan dubbelarbete
0 onödiga
kalenderkrockar att acceptera
konflikter syns innan de blir dyra för någon
Kort och gott
En delad kalender för alla som arrangerar i kommunen.
Tänk dig anslagstavlan i kommunhuset där alla arrangörer skriver upp sina datum — fast digital, och alla ser den samtidigt. Var och en lägger in sina evenemang på samma ställe. Då syns varandras datum och platser i förväg, innan två stora arrangemang råkar hamna samma helg. När ett evenemang är klart publicerar ni det vidare till Kalender.se med ett klick.
Ett exempel
I Lidköping planerar idrottsföreningen en ungdomscup, kulturhuset en konsert och handeln en marknadsdag. Var och en lägger in sitt. När konserten råkar krocka med cupen samma lördag ser alla det direkt — och flyttar konserten en vecka, innan affischerna är tryckta.
Så gör du
Fyra steg, från konto till publikt evenemang.
- 1
Skapa konto och logga in
Ett personligt konto räcker. Du tar med det mellan alla dina uppdrag och föreningar.
- 2
Öppna en kalender
Gå med i kommunens kalender — eller skapa ett eget nätverk och bjud in dem ni samarbetar med.
- 3
Lägg in dina evenemang
Fyll i datum och plats. Är något inte offentligt än? Boka tiden preliminärt utan att avslöja detaljerna.
- 4
Publicera vidare
När allt är klart skickar du eventet till Kalender.se — samma uppgifter, inget dubbeljobb.
Samma läge för alla parter
Fånga konflikter medan de fortfarande är billiga att lösa.
Istället för att upptäcka krockar när affischerna redan sitter uppe ser ni dem i samma vy som resursbehov, embargoer och publiceringsstatus. Det gör samordningen lugnare för kommunen och tydligare för varje arrangör.
- Se när två stora evenemang läggs samma helg i samma region.
- Blockera platser och resurser med preliminära event tills detaljerna kan bli publika.
- Fånga resursbrist, embargoer och publiceringsklar status i samma arbetsflöde.
Planeringskalender
Vecka 27 · Lidköping centrum
Stadsträdgården
Kultur och Fritid
Sommarkickoff
Behov av scen, servering och ordningsvakter
Arenatorget
IF Framsteg
Ungdomscup och familjedag
Krockrisk med scenbygge på lördag
Resecentrum
Destination och Handel
Säsongsöppning
Publiceras till Kalender.se när embargo släpps
Dubbelbokning
Visas direkt innan två arrangörer lägger samma publikhelg.
Resursbehov
Scen, ljud, ytor och personal syns i samma plan.
Publiceringsläge
Internt, begränsat eller redo att visas publikt.
Så kommer ni igång
Öppna en planeringskalender — som kommun eller eget nätverk.
EventPlan.se är byggt för att varje part ska slippa onödig administration. En kommun kan öppna en planeringskalender för alla sina föreningar och arrangörer — eller så startar ni själva ett eget nätverk och bjuder in de andra. Den som öppnar kalendern äger ramen, och varje organisation styr sina egna planerare.
Kommunen – eller nätverkets ägare – öppnar planeringskalendern.
Den som startar kalendern sätter ramarna och väljer vilka organisationer som är med. Det gör styrningen tydlig och enkel att förvalta.
Varje organisation väljer sina egna planerare.
Föreningen eller arrangören bestämmer själv vem som får skapa, uppdatera och publicera event.
Planeringen sker i ett gemensamt arbetsflöde.
Alla ser relevant information i tid och kan flytta, samordna eller förstärka innan publiken påverkas.
Klart för publicering när detaljerna är satta.
När eventet är redo kan det synkas vidare utan att samma data behöver skrivas in på nytt.
Tillgångar som frigörs
Fler helger
när större event läggs smartare över året
Admin för kommunen
Mindre manuell
för att organisationerna hanterar sina egna planerare
Publiceringsflöde
En gång
för event som ska vidare ut till fler ytor
Samarbete
Tydligare
när alla jobbar utifrån samma kalenderläge
Preliminära blockeringar
Blockera tid, plats och resurser utan att avslöja vad som är på väg.
När en artist inte är släppt, ett VIP-besök inte är offentligt eller en förhandling fortfarande pågår kan ni markera tiden i kalendern utan att släppa mer information än nödvändigt.
Reservera utan att berätta allt
Säkra tid och plats medan avtal, artist eller besök fortfarande är konfidentiella.
Visa bara det som behövs
Andra ser att någon använder kalendern, men inte mer än deras roll tillåter.
Släpp embargot när ni är redo
Det dolda eventet kan bli publikt utan att byggas om eller matas in på nytt.
Artist släpps nästa vecka
Säkra scen, backstage och leveranser innan marknadsföringen börjar rulla.
VIP-besök med högre säkerhetsnivå
Blockera datum och kritiska ytor utan att visa vilket besök det gäller.
Lokal under intern planering
Håll tiden medan program, budget eller partners fortfarande diskuteras.
Förhandling med sponsor eller hyrpart
Visa att slotten inte är ledig utan att lova något externt för tidigt.
Funktioner som faktiskt avlastar
Planera, publicera och samarbeta på ett ställe.
Konflikthantering
Se krockar innan de kostar publik.
När två arrangörer siktar på samma helg eller samma plats syns det innan kampanjerna redan är ute.
Plats och resurser
Håll koll på scener, parker och lokaler.
Tillgänglighet och belastning blir tydliga när allt syns i samma plan och samma arbetsvecka.
Samarbete
Dela läge utan att tappa ansvar.
Varje part behåller sitt ansvar men jobbar fortfarande utifrån samma verklighet.
Publicering
Publicera på fler ställen utan mer dubbeljobb.
Ett event kan gå vidare till Kalender.se och andra ytor utan att någon behöver skriva om samma innehåll.
Tidslinje
Se säsongen, inte bara dagens uppgifter.
När hela året finns i samma översikt blir det enklare att jämna ut tryck och hitta luckor med potential.
Synlighet
Växla mellan internt, delat och publikt läge.
All information behöver inte vara publik samtidigt. Ni styr när detaljer ska synas och för vem.
Publicera en gång
Från intern plan till publikt event utan dubbelarbete.
När ni är klara i EventPlan.se kan eventet gå vidare till Kalender.se och vidare ut till den egna webbplatsen. Samma information hålls uppdaterad på flera ytor utan att någon behöver skriva om allt.
- Intern planering kan mogna i lugn och ro innan eventet blir publikt.
- Samordnad data ger färre fel när samma event ska ut på flera ytor.
- Kommun, förening och arrangör kan jobba med samma grundinformation hela vägen.
Finansiering
Enkel prismodell som fungerar i kommunen och ute i föreningarna.
EventPlan.se kan betalas centralt av kommunen eller direkt av de organisationer som vill vara med. Organisationer kan testa gratis i 30 dagar innan första betalningen. Båda modellerna gör det tydligt vad samordningen kostar och vad uteblivna krockar faktiskt är värda.
Modell 1
Kommunfinansierad
Kommunen tar kostnaden och gör planeringen öppen för alla relevanta föreningar och arrangörer i området.
1 kr
per invånare och år
- Låg tröskel för deltagande i hela kommunen.
- Ett årligt belopp ger tydlig budgetering och enkel uppföljning.
- Störst effekt när man vill få med många parter tidigt.
Exempel
En kommun med 15 000 invånare landar på 15 000 kronor per år.
Modell 2
Organisationsfinansierad
Föreningar eller arrangörer kan gå med själva om kommunen inte vill starta centralt från dag ett.
39 kr
per organisation och månad
- 30 dagar gratis att testa – ingen bindningstid.
- Samma pris oavsett hur många personer som planerar internt.
- Lätt att komma igång i mindre skala och växa vidare senare.
- Bra när ett nätverk av arrangörer vill bevisa värdet tidigt.
Exempel
En arrangör med fem planerare betalar 39 kronor per månad totalt.
Bra att veta
För en kommun med 15 000 invånare är den kommunfinansierade modellen 15 000 kronor per år. Det är mindre än vad ett enda krockande helgevenemang ofta kostar i borttappade biljetter, publik och besöksnäring.
Redo att samordna nästa säsong
Ge kommunen en gemensam plan innan nästa stora datum sitter fast.
Vi visar hur upplägget fungerar för kommunledning, kultur, idrott och enskilda arrangörer. Ni får en tydlig bild av hur arbetet kan starta i liten skala och växa utan att tappa kontrollen.