Så fungerar det
Från tom kalender till publikt evenemang.
EventPlan.se är en delad kalender. Flera arrangörer planerar i samma vy, ser varandras datum i förväg och publicerar vidare till Kalender.se när allt är klart. Här går vi igenom precis hur det går till — steg för steg, med ett konkret exempel.
1 kalender
delas av alla
kommun, föreningar och arrangörer ser samma datum
3 lägen
per evenemang
utkast, preliminärt och publikt — du styr vad andra ser
1 klick
till Kalender.se
publicera vidare utan att skriva in samma sak igen
Grundidén
Varför en delad kalender löser problemet
Problemet
Två arrangörer lägger sina stora arrangemang samma helg utan att veta om varandra — och splittrar publiken.
Lösningen
Alla planerar i samma kalender, så krocken syns medan den fortfarande är gratis att flytta.
Resultatet
Färre kollisioner, jämnare år och evenemang som når fler — utan extra administration.
Idag ligger samma information utspridd i mejl, kalkylark och olika kalendrar. EventPlan.se samlar den så att ingen behöver gissa vad andra planerar.
Steg för steg
Följ med när Lidköping samordnar en helg.
Så här ser ett vanligt arbetsflöde ut, från att du loggar in till att evenemanget är ute hos publiken. Exemplet är påhittat, men stegen är de du faktiskt gör i verktyget.
- 1
Logga in och öppna kalendern
Gå med i kommunens kalender — eller skapa ett eget nätverk och bjud in dem ni samarbetar med. Här ligger redan det andra parter har planerat.
I exemplet
Idrottsföreningen loggar in och öppnar Lidköpings kalender. Kulturhusets och handelns planer syns redan där.
- 2
Lägg in ditt evenemang
Fyll i datum, tid och plats. Du kan också notera vilka resurser du behöver, som scen, parkering eller vakter.
I exemplet
Föreningen lägger in ungdomscupen lördag den 12:e på Arenatorget, och noterar behov av parkering.
- 3
Se vad som krockar
Direkt i kalendern syns om någon annan planerat något samma helg, på samma plats eller mot samma publik.
I exemplet
Kulturhuset har planerat en konsert samma kväll, 300 meter bort. Båda drar samma familjepublik.
- 4
Justera medan det är billigt
När krocken syns tidigt räcker det att flytta en av dem. Ingen affisch är tryckt och ingen biljett såld.
I exemplet
Konserten flyttas en vecka framåt. Ändringen kostar ingenting, och båda evenemangen får full publik.
- 5
Publicera vidare
När datumen sitter publicerar varje arrangör sitt evenemang till Kalender.se och vidare till sin egen webbplats — samma uppgifter, inget dubbeljobb.
I exemplet
Cupen och konserten går ut till Kalender.se. Invånarna ser båda, var för sig, på rätt helg.
Tre lägen per evenemang
Allt behöver inte vara publikt på en gång.
Varje evenemang har ett läge som säger hur mycket andra får se. Du flyttar det framåt i takt med att planeringen blir klar — utan att börja om.
Bara ni ser det
Evenemanget är synligt för dig och din organisation. Andra i kalendern ser det inte ännu.
Använd när: ni fortfarande bestämmer datum, plats eller program.
Tiden är bokad, detaljerna dolda
Andra ser att tiden och platsen är upptagna, men inte vad det gäller. Perfekt för det som inte får läcka.
Använd när: artisten inte är släppt, ett VIP-besök är hemligt eller en förhandling pågår.
Klart att visas
Allt är bestämt. Evenemanget kan publiceras vidare till Kalender.se och er egen webbplats.
Använd när: datum, plats och innehåll är spikade och får synas för alla.
Vem får göra vad
Tre saker hålls isär: du, din organisation och din roll.
Det är det som gör att ansvar kan flyttas utan krångel. Du behöver aldrig dela inloggning, och ägaren — en kommun eller ett nätverk — behöver inte hantera varje person en och en.
Du som person
ditt eget konto
Ett personligt konto med din inloggning och historik. Du tar med det mellan alla uppdrag och föreningar — ingen delad inloggning.
Din organisation
styrs internt
Föreningen eller verksamheten bjuder in personer och bestämmer vem som får planera. Ansvar kan flyttas utan att fråga någon utanför.
Din roll
godkänns av ägaren
Rollen avgör vad du får göra i kalendern. Ägaren släpper in rätt organisationer; organisationen ger sina personer rätt roll.
Ägaren bestämmer
- Vilka organisationer som får vara med i kalendern.
- Vilken kommun, vilket område eller vilket nätverk den gäller.
- När samarbetet ska starta — i liten eller stor skala.
Organisationen bestämmer
- Vilka personer som blir planerare eller administratörer.
- Hur ansvar för evenemang och publicering fördelas internt.
- När någon ska få, ändra eller förlora sin roll.
Vad som händer i praktiken
När någon slutar
Organisationen tar bort rollen. Personen behåller sitt konto men tappar åtkomst till kalendern.
När någon byter ansvar
En ny planerare bjuds in. Ingen data behöver flyttas och inget gammalt konto återanvänds.
När fler vill vara med
Ägaren godkänner fler organisationer efter hand, utan att något behöver göras om.
Nästa steg
Öppna en kalender och lägg in ditt första evenemang.
Det tar några minuter att komma igång. Du kan testa gratis i 30 dagar, eller boka en genomgång om ni vill se hur det passar just er kommun eller ert nätverk.