Guide för arrangörer
Checklista för event – allt du behöver ha koll på
Uppdaterad 2026-07-07 · 5 min läsning
En checklista ersätter inte planeringen, men den fångar det som annars glöms bort i stressen. Listan nedan är uppdelad i fem faser och skriven för publika evenemang — stryk det som inte gäller er och lägg till det som är unikt för just ert arrangemang.
Vill du ha sammanhanget bakom punkterna finns hela resonemanget i guiden Eventplanering steg för steg.
2–3 månader före
- Syfte och mätbara mål formulerade och förankrade
- Budget med buffert (10–15 %) beslutad
- Datum kontrollerat mot kommunens kalender, lov, röda dagar och andra arrangörer
- Plats eller lokal bokad — kapacitet, el, vatten, toaletter, tillgänglighet kontrollerade
- Polistillstånd och övriga tillstånd sökta (offentlig plats, servering, livsmedel)
- Försäkringsskydd kontrollerat: ansvarsförsäkring och eventuell avbeställningsförsäkring
- Artister, talare eller övrigt innehåll förfrågat och under avtal
- Huvudansvarig utsedd och ansvarsområden fördelade
1 månad före
- Teknik, scen, ljud och ljus bokade med skriftlig bekräftelse
- Bemanningsschema klart, frivilliga tillfrågade och bekräftade
- Evenemanget publicerat i kommunens evenemangskalender och på kalender.se
- Marknadsföring igång: sociala medier, affischer, lokalpress
- Biljett- eller anmälningslösning testad hela vägen till bekräftelse
- Avtal med matförsäljare/foodtrucks eller servering klara
- Skyltar, program och trycksaker beställda
Veckan före
- Körlista för eventdagen utskickad: tider, ansvar, telefonnummer
- Väderplan B beslutad (utomhusevenemang) och kommunicerad
- Sista avstämning med leverantörer, artister och funktionärer
- Slutlig genomgång av säkerhet: utrymningsvägar, första hjälpen, kontaktvägar
- Påminnelse publicerad i alla kanaler — "i helgen händer det"
- Växelkassa, betalterminaler och kvittorutiner ordnade
Eventdagen
- Gemensam genomgång med alla funktionärer innan öppning
- Teknik testad i god tid — ljud, ljus, mikrofoner, betalterminaler
- Skyltning på plats: entré, toaletter, utrymningsvägar, program
- En person avdelad för att hantera det oväntade (och inget annat)
- Foto och film för dokumentation och nästa års marknadsföring
- Kort avstämning direkt efter stängning medan intrycken är färska
Efter evenemanget
- Ekonomisk avstämning mot budget
- Utvärdering mot målen: besökare, intäkter, nöjdhet
- Tack till frivilliga, partners och leverantörer
- Erfarenheter nedskrivna — vad görs annorlunda nästa gång?
- Datum för nästa tillfälle preliminärbokat (och synligt för andra arrangörer)
Vanliga frågor
Vad är det viktigaste på en eventchecklista?
Tillstånd, datum och bemanning är de punkter där misstag kostar mest. Tillstånd går inte att lösa i efterhand, ett krockande datum halverar publiken, och utan tydliga ansvar faller saker mellan stolarna på eventdagen.
Kan jag använda checklistan för företagsevent?
Ja — faserna är desamma. För interna företagsevent utgår ofta tillståndspunkterna, medan anmälningshantering och lokallogistik brukar väga tyngre.
Hur delar jag checklistan med resten av teamet?
Kopiera in punkterna i ert gemensamma planeringsverktyg och sätt en ansvarig per punkt. Arrangerar ni tillsammans med andra organisationer kan ni samla hela planeringen i en gemensam planeringskalender på EventPlan.se.
Fler guider
Eventplanering – planera ett evenemang steg för steg
Från idé till utvärdering i nio steg — med de beslut som behöver tas tidigt för att resten ska gå att genomföra i lugn takt.
Tillstånd och försäkring för evenemang – det här behöver du
Polistillstånd, kommunens tillstånd och försäkringsskyddet — vad som krävs när, vad det brukar kosta och vem som bär ansvaret om något händer.
Publicera evenemang – så når du ut i rätt kanaler
Rätt kanaler i rätt ordning, vad en publiceringsbar evenemangstext innehåller — och hur du slipper uppdatera fem ställen när tiden ändras.