Kommunikationsplan för event – enkel mall i sju delar

1. 1

   Mål

   Vad ska kommunikationen leda till, i siffror? "300 sålda biljetter", "150 anmälda", "50 nya medlemmar". Målet styr både kanalval och hur mycket tid som är rimlig att lägga.

2. 2

   Målgrupp

   Vem är evenemanget för — och var nås de? Barnfamiljer nås i andra kanaler än pensionärsföreningar. Välj högst två-tre huvudmålgrupper; "alla" är ingen målgrupp.

3. 3

   Budskap

   En mening per målgrupp som svarar på "varför ska jag gå?". Skriv den som besökaren skulle säga den till en vän: "gratis konsert i parken med picknickvänligt läge", inte "ett unikt kulturarrangemang".

4. 4

   Kanaler

   Utgå från målgruppen, inte från vad ni brukar göra. Kommunens evenemangskalender och kalender.se ger sökbarhet, sociala medier ger delningar, affischer och lokalpress når dem som inte scrollar. Färre kanaler gjorda ordentligt slår många gjorda halvdant.

5. 5

   Tidplan

   Bestäm publiceringsdatum bakifrån: när måste sista påminnelsen gå ut, när ska huvudpubliceringen ske, när öppnar anmälan? Se veckoschemat nedan som utgångspunkt.

6. 6

   Ansvar

   En namngiven person per kanal, och en som äger helheten. Skriv också vem som svarar på frågor och kommentarer — obesvarade frågor under en kampanj kostar förtroende.

7. 7

   Uppföljning

   Bestäm i förväg vad ni mäter: anmälningar per vecka, räckvidd, klick till huvudsidan. Efter evenemanget: vilken kanal drev flest besökare? Det svaret är nästa plans viktigaste rad.

• 6–8 veckor före: huvudpublicering — kommunens kalender, kalender.se, egen webb. Anmälan/biljetter öppnar.
• 4 veckor före: första inlägget i sociala medier + affischer uppe.
• 2 veckor före: innehållsinlägg — presentera artister, utställare eller programpunkter.
• 1 vecka före: påminnelse i alla kanaler, pressen tipsas om "det händer i helgen".
• Dagen före/samma dag: sista påminnelse med praktisk information (tider, parkering, väder).
• Efter: tack-inlägg med bilder, gärna med datum för nästa tillfälle.

Grafiken behöver inte vara byråproducerad, men den behöver vara konsekvent och läsbar:

• Utgå från en liggande originalbild (utan text i bilden) — den fungerar i kalendrar, delningar och på webben.
• Gör textversioner separat för affisch och sociala medier: evenemangets namn, datum, plats — inget mer på bilden.
• Använd samma färger, typsnitt och bild i alla kanaler, så känns evenemanget igen oavsett var man möter det.
• Kontrollera läsbarheten i mobilstorlek — det är där de flesta ser den.
• Gratisverktyg som Canva räcker gott; mallfunktionen gör nästa evenemang snabbare.